Tài liệu hướng dẫn thực hành môn Tin học cơ sở phần bảng tính điện từ Excel

trung t©m tin häc ph¹m chinh
Chuyªn: §µo t¹o – L¾p ®Æt - Söa ch÷a m¸y vi tÝnh
§/c: minh quang – vò th­ – th¸i b×nh
§T: 036617487, D§: 0904615245, 0363617487
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH MÔN TIN HỌC CƠ SỞ
PHẦN BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ EXCEL
th¸i b×nh th¸ng 9 - 2005
Bài 1. Làm quen với Excel
Mục tiêu
Giới thiệu Excel.
Đặc điểm Excel.
Khởi động và thoát khỏi Excel.
Màn hình làm việc.
Giới thiệu về bảng tính Excel.
Di chuyển trong bảng tính.
Làm việc với tệp.
Tổng quan về Excel
Giới thiệu Excel 
Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft.
Cũng như các chương trình bảng tính Lotus, Quattro Pro bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng.
Hiện nay có nhiều phiên bản của Excel như Excel 5.0, Excel 95, Excel 97, Excel 2000. Chương trình này hướng dẫn sử dụng Excel 2000, nếu bạn chưa từng sử dụng các phiên bản trước của Excel thì việc học chương trình này cũng không có gì trở ngại.
Khi học Excel bạn nên xem phần lý thuyết và minh họa, sau đó khởi động Excel vừa học vừa thực tập.
Đặc điểm của Excel 2000
Excel 2000 là một phần trong bộ Office 2000 của Microsoft chạy trên môi trường từ Windows95 trở lên, do đó Excel 2000 có nhiều điểm giống với Word 2000 trong cách định dạng và trang trí. Khi sử dụng Excel 2000 cần chú ý một số điểm sau:
Hầu hết các nguyên tắc và các thao tác thực hiện trong Excel 5.0, Excel 95 và Excel 97 đều có thể thực hiện trong Excel 2000.
Các tập tin tạo bởi Excel 5.0, Excel 95, Excel 97 đều sẽ tương thích trong Excel 2000, nhưng các tập tin tạo bởi Excel 2000 sẽ không tương thích với các phiên bản trước. Tuy nhiên nếu cần Excel 2000 có thể ghi tập tin dưới dạng tương thích với các phiên bản trước.
Excel 2000 không chạy trên Windows 3.x.
Bộ Office 2000 bao gồm Word 2000 (soạn thảo văn bản), Excel 2000 (xử lý bảng tính), Access 2000 (quản trị cơ sở dữ liệu), PowerPoint 2000 (thuyết trình) và Outlook 2000 (thư tín điện tử), FrontPage (lập trình Web).
Khởi động và thoát khỏi Excel
Khởi động Excel.
Để làm việc với Excel, hãy thực hiện như sau:
Start\Programs\Microsoft Excel (xem hình)
Cũng có thể khởi động Excel bằng cách click vào biểu tượng (shortcut) của Microsoft Excel ở trên màn hình Windows, hay click vào biểu tượng trên thanh Office Bar 
	Thoát khỏi Excel
Cũng như các chương trình ứng dụng khác, trước khi thoát cần phải lưu lại dữ liệu, sau đó thoát bằng một trong những cách sau:
C1: Chọn File\Exit.
C2: Click nút của góc trên phải thanh tiêu đề.
C3: Double click biểu tượng phía trên trái thanh tiêu đề.
C4: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4.
C5: Click biểu tượng phía trên trái thanh tiêu đề khi đó xuất hiện một trình đơn. Chọn Close.
C6: Right click biểu tượng trên thanh Taskbar, khi đó xuất hiện một trình đơn. Chọn Close.
Trong trường hợp chưa lưu lại những thay đổi trên bảng tính vào đĩa, sẽ xuất hiện thông báo sau:
Kích nút Yes nếu muốn lưu lại những thay đổi vào đĩa, nếu không muốn, hãy kích nút No, chọn Cancel để quay trở lại làm tiếp.
Màn hình làm việc của Excel
Màn hình Excel
 Trên màn hình Excel, chú ý đến các thành phần sau:
Thanh tiêu đề (Title bar): chứa tên phần mềm ứng dụng (Microsoft Excel) và tên tệp. Tên ngầm định do Excel đặt là Book1, Book2
Thanh thực đơn (Menu bar): chứa bộ lệnh của Excel. Đây là nơi cho phép thực hiện những lệnh cơ bản nhất của Excel. Thực đơn chính của Excel bao gồm File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window, Help. Cách sử dụng thực đơn và các lệnh trên thực đơn sẽ được lần lượt giới thiệu trong các phần sau.
Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): chứa các nút giúp thực hiện nhanh các thao tác cơ bản nhất như: mở file mới (New), gọi file cũ (Open), ghi file vào đĩa (Save)
Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): chứa các nút giúp định dạng nhanh dữ liệu như: chọn font cho dữ liệu (Font), chọn cỡ font cho dữ liệu (Font size)
Hộp địa chỉ ô (Name box): cho biết địa chỉ của ô hiện thời. 
Thanh nhập dữ liệu (Formula bar): chứa dữ liệu hoặc công thức của ô hiện thời trong bảng tính.
Bảng tính (Wooksheet): phần bảng tính, là nơi làm việc chủ yếu trong Excel.
Danh sách các Sheet (Sheet tabs): chứa danh sách các bảng tính trong file hiện thời. Ngầm định, các bảng tính có tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3 Các tên này có thể đổi được (xem phần sau).
Thanh trạng thái (Status bar): hiện các thông báo về trạng thái làm việc hiện thời của bảng tính.
	Định dạng màn hình Excel 
Màn hình chuẩn của Excel có các thành phần như đã trình bày. Tuy nhiên, có thể làm ẩn đi các thanh công cụ không cần thiết, hoặc cho hiển thị thêm các thanh công cụ khác bằng cách click mở trình đơn View và chọn:
Formula bar: Thanh công thức.
Status bar: Thanh trạng thái.
Toolbar: Thanh công cụ. Có nhiều thanh công cụ như:
-	Standard: Chuẩn.
-	Formatting: Định dạng.
-	Drawing: Vẽ.
-	Picture: Hiệu chỉnh hình
-	
(Click vào tên thanh công cụ để chọn hoặc huỷ bỏ)
Có thể di chuyển vị trí hiển thị của các thanh công cụ bằng cách click & drag tại khoảng trống hoặc thanh tiêu đề của chúng để đưa đến vị trí khác trên màn hình.
Giới thiệu bảng tính của Excel
	Wookbook
Mỗi Wookbook tương ứng với một file lưu trên đĩa bao gồm các Wooksheet (bảng tính), các biểu đồ (Chart) Trong một Wookbook có thể có tối đa 255 sheet. Các phiên bản cũ từ Excel 95 trở về trước, máy thường mở ngầm định 16 sheet. Từ Excel 97, máy mở ngầm định 3 sheet. Trong Excel cho phép thay đổi số sheet ngầm định này bằng cách sử dụng thực đơn Tools\Option. Trong hộp Sheet in new Wookbook của tab General gõ số sheet ngầm định muốn mở trong file mới.
Dữ liệu trên các bảng tính khác nhau có thể liên hệ với nhau như trên một bảng tính.
	Wooksheet
Một tệp tin Excel (Book) sẽ có nhiều bảng tính (Wooksheet), trên mỗi bảng tính bao gồm các hàng (rows), các cột (columns) và vùng giao nhau giữa cột và hàng gọi là ô (cell). 
Các hàng (rows): Excel 97 và 2000 có 65536 hàng trong một bảng tính (các phiên bản trước nó chỉ có 16384 hàng). Tiêu đề hàng (row heading) nằm ở đầu của mỗi hàng và được đánh số từ 1 đến 65536.
Các cột (columns): trong một bảng tính của Excel có 256 cột. Tiêu đề của cột được đánh số theo A, B, C, , IU, IV.
Các ô (cell): Mỗi ô đều có địa chỉ riêng. Địa chỉ này được xác định bằng tên của cột và tên của hàng tạo ra ô đó (tên cột luôn đứng trước tên hàng).
Ví dụ: A1 - ô giao giữa cột A và hàng 1, E200 - ô giao giữa cột E và hàng 200. Địa chỉ ô hiện thời hiện lên trong ô Cell Reference.
Vùng ô (range): Là tập hợp nhiều ô đứng liền nhau (hình chữ nhật chứa từ 2 ô trở lên), địa chỉ của vùng được xác định bằng địa chỉ của ô bên trái và ô ở góc dưới phải của vùng. Địa chỉ vùng được ký hiệu theo quy tắc: địa chỉ của hai ô đối diện được cách nhau bởi dấu hai chấm (:). Ví dụ B4:D7 là địa chỉ vùng gồm các ô B4, B5, B6, B7, C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7.
Cách di chuyển con trỏ ở trong bảng tính
Khi làm việc với bảng tính, cần chú ý tới vị trí con trỏ ô trong bảng tính.
Khi cần nhập, sửa, xoá dữ liệu hoặc gõ công thức tại ô nào, cần chuyển con trỏ bản ghi tới ô đó.
	Di chuyển con trỏ ô bằng chuột.
Kích chuột tại ô muốn chọn.
Trong trường hợp ô cần chọn không xuất hiện trên màn hình, kích chuột vào các mũi tên của thanh cuộn dọc (Vertical scroll bar) hoặc thanh cuộn ngang (Horizontal scroll bar) để cuộn tới miền bảng tính cần thiết và kích vào ô được chọn.
	Di chuyển con trỏ ô bằng bàn phím.
Phím
Công dụng
¬, Shift + Tab
Để chuyển con trỏ qua trái một ô
®, Tab
Để chuyển con trỏ qua phải một ô
­
Để chuyển con trỏ lên trên một ô
¯
Để chuyển con trỏ xuống dưới một ô
Ctrl +¬, ®
Để chuyển con trỏ ô đến bên trái nhất hoặc bên phải nhất của vùng dữ liệu
Ctrl +­, ¯
Để chuyển con trỏ ô đến đỉnh hoặc đáy của vùng dữ liệu (tức vùng trên bảng tính có chứa dữ liệu)
PgUp
Để chuyển con trỏ ô lên một màn hình
PgDn
Để chuyển con trỏ ô xuống dưới một màn hình
Home
Để chuyển con trỏ tới ô bên trái nhất trong một hàng
Ctrl + Home
Để chuyển con trỏ tới góc trên bên trái của bảng tính
Ctrl + End
Để chuyển con trỏ tới góc dưới bên trái của bảng tính
End + ¬, End + ®
End + ­, End + ¯
Có tác dụng như sau: nếu ô hiện thời là ô trống, sẽ di chuyển đến ô trống kế tiếp theo hướng mũi tên. Nếu ô hiện thời đang chứa nội dung, sẽ di chuyển theo hướng mũi tên đến ô kế tiếp có chứa nội dung.
End + Enter
Chuyển con trỏ ô tới cột cuối cùng trong hàng
	Dùng hộp thoại Goto
Nhấn phím F5 hoặc kích thực đơn Edit và kích tiếp lệnh Goto, xuất hiện hộp thoại.
Gõ địa chỉ của hộp muốn chuyển tới trong hộp Reference, ví dụ I45. Muốn chuyển tới một ô trên bảng tính cụ thể nào đó, gõ tên bảng tính, dấu chấm than và địa chỉ ô. Ví dụ Sheet2!H50.
Click OK.
Ghi chú:
Có thể chuyển nhanh tới ô cần chọn bằng cách gõ địa chỉ ô cần chuyển tới trong hộp Name Box và ấn Enter.
Các thao tác với file dữ liệu 
	Ghi file hiện thời vào đĩa
Sau khi nhập dữ liệu vào máy, dữ liệu mới chỉ lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính. Nếu thoát khỏi Excel, dữ liệu đó sẽ mất, do đó cần phải lưu trữ các dữ liệu đó vào đĩa để sau đó sử dụng tiếp.
Các bước thực hiện:
Mở thực đơn File, kích chuột vào lệnh Save (kích chuột vào nút Save trên Stadard Toolbar).
Nếu đây là lần đầu tiên lưu file vào đĩa, Excel sẽ xuất hiện hộp hội thoại Save As (xem hình).
Trong hộp Save in kích chuột vào nút Combo, xuất hiện cấu trúc Folder (thư mục), kích đúp chuột vào tên các thư mục để chọn thư mục sẽ lưu trữ file.
Ví dụ: Nếu muốn lưu trữ file trong thư mục Bangtinh thuộc ổ C, hãy kích chuột vào nút Combo, chọn tên ổ đĩa C và kích đúp tiếp vào tên thư mục Bangtinh (xem hình).
Kích chuột vào File name, xoá chữ Book1, gõ tên file mới, ví dụ, BD10A. Tên file trong môi trường Windows 9x cho phép tối đa 255 ký tự, trong khi ở môi trường DOS và Windows 3.1, tên file chỉ được phép tối đa 8 ký tự.
Nhấn phím Enter hoặc kích nút Save.
Excel tự động gán phần mở rộng .xls vào tên file. Do đó, tên file đầy đủ lúc này là BD10A.xls. Tên file vừa đặt sẽ xuất hiện trên thanh tiêu đề của bảng tính.
Ghi chú:
Trong trường hợp tên file vừa gõ trùng với tên file có sẵn tại chính thư mục vừa chọn, sẽ xuất hiện thông báo tương tự như sau:
Máy thông báo rằng đã tồn tại file BD10A.xls tại thư mục Bangtinh của ổ đĩa C, bạn có muốn thay thế file cũ hay không? Nếu kích nút Yes máy sẽ xóa file cũ và ghi nội dung của file mới vào đĩa với tên cũ. Nếu chọn No thì file cũ sẽ được giữ nguyên và nội dung của file mới sẽ không được ghi vào đĩa.
Khi ghi file từ lần thứ hai trở đi, lệnh Save sẽ ghi dữ liệu được bổ sung hoặc thay đổi của file đó vào đĩa mà không xuất hiện hộp hội thoại.
	Ghi file hiện ... í cần dán hàm và xuất hiện hộp hội thoại hướng dẫn vào các đối số của hàm. Ví dụ như nếu chúng ta chọn hàm SUM, sẽ xuất hiện hộp hội thoại sau:
Sau khi vào các đối số, kích nút OK.
Câu hỏi và bài tập
Thực hành lại tất cả các ví dụ đã nêu trong bài, học thuộc cú pháp cũng như ý nghĩa của các hàm đã nêu ở trên.
Mở file BD10A.xls và tính thêm các cột Điểm TB, XL và Xếp TT theo các công thức sau (xem mẫu):
a) Điểm TB bằng điểm trung bình cộng của (hệ số 1 + 2*hệ số2 +3*hệ số 3)
b) Xếp loại(XL):
	Giỏi nếu điểm TB lớn hơn hoặc bằng 8.5
	Khá nếu điểm TB trong khong từ 6.5 đến 8.5
	TB nếu điểm TB trong khong từ 5.0 đến 6.5
	Kém nếu điểm TB nhỏ hơn 5.0
c) Xếp TT (thứ tự) theo điểm TB từ cao xuống thấp.
Gợi ý:
Theo bảng mẫu, điểm TB của học sinh Lê Văn Thanh, tại ô I8 được tính theo công thức sau:
=IF(I8>=8.5,“Giỏi”,IF(I8>=6.5,“Khá”,IF(I8>=5.0,“TB”,“Kém”)))
Xếp thứ tự của học sinh này tại ô K8 được tính theo công thức sau:
=RANK(I8,$I$8: $I$17)
Tương tự, có thể tính cho các học sinh còn lại. Tuy nhiên, để tính nhanh nhất hãy dùng cách sao chép công thức sẽ được trình bày trong bài 6.
Tính tiếp phần tổng kết điểm trong cả lớp ở cuối bảng điểm theo mẫu dưới đây, trong đó:
Điểm TB cả lớp được tính theo công thức =AVERAGE(H8:H17)
Điểm TB cao nhất lớp được tính theo công thức =MAX(H8:H17)
Điểm TB thấp nhất lớp được tính theo công thức =MIN(H8:H17)
Bài 5. Định dạng trang và in ấn
Mục đích
Định dạng trang.
In.
Định dạng trang và in ấn
Định dạng trang
Công việc chuẩn bị in ấn bảng tính bao gồm các phần việc được thực hiện từ lệnh File\Page Setup.
Trong hộp hội thoại Page Setup ta có thể thực hiện các công việc sau:
Vào các thông số in bao gồm 4 loại thông số:
Page: các thông số trang giấy in.
Margins: các thông số lề trang in.
Header/Footer: tiêu đề trang in (nếu cần thiết).
Sheet: các thông số về dữ liệu cần in trên bảng tính.
Nút Print Preview dùng để kiểm tra trước khi in chính thức ra giấy in.
Nút Print dùng để ra lệnh in.
Nút Option dùng để đặt lại các thông số máy in.
Nút OK đóng cửa sổ Page Setup.
Các thông số in sẽ được mô tả cụ thể dưới đây.
	Page
Orientation: hướng in.
Scaling: tỷ lệ in. Có hai lựa chọn sau:
Adjust to: tỷ lệ in so với dạng chuẩn.
Fit to: dãn/nén vùng in trong số trang được chỉ ra bởi các thông số về chiều rộng (wide) và chiều dài (tall).
Paper size: kích thước giấy in.
Print Quality: chất lượng in.
First Page Number: số trang bắt đầu cần đánh số.
	Margins
Các thông số lề Top, Bottom, Left, Right: lề trên, dưới, trái, phải.
From Edge/Header, Footer: khoảng cách từ mép trang giấy đến tiêu đề trang.
Center on Page: in vào giữa trang theo chiều Horizontally (ngang), Vertically (dọc).
	Header/Footer
Các thông số về tiêu đề được đưa vào tự động hoặc bằng tay khi nhấn các nút Customize Header hoặc Customize Footer.
Left section, Center section, Right section: vị trí trình bày tiêu đề trong trang.
Các nút phía trên dùng để trình bày font chữ, chèn số trang, tổng số trang, ngày giờ hệ thống.
 Sheet
Print Area: chọn vùng dữ liệu cần in.
Print Titles: tiêu đề hàng, cột của dữ liệu, trong đó:
Row to repeat at top: tiêu đề hàng. Các hàng được in ra ở mọi trang.
Column to repeat at left: tiêu đề cột. Các cột được in ra ở mọi trang.
Print: lựa chọn kiểu in.
Row and Column Heading: in tiêu đề hàng, cột của bảng tính.
Gridlines: in ra lưới của các ô bảng tính.
Comment: in chú thích.
Draft Quality: in nhanh (bỏ qua Format).
Black and White: in đen trắng.
Page order: thứ tự in.
Down, then over: in từ trên xuống dưới trước, sau đó mới sang ngang.
Over, then down: in sang ngang trước, sau đó mới xuống dưới.
In
Công việc in trong Excel được thực hiện bằng lệnh File\Print. Hộp hội thoại Print xuất hiện.
Printer: tên của máy in, kiểu máy in, 
Nút Properties: chọn các thông số của máy in như khổ giấy, hướng giấy, chế độ phân gii màu, chất lượng in
Page Range: lựa chọn vùng in.
All: in toàn bộ các trang.
Pages from to: in hạn chế các trang từ  đến trang ..
Print what: 
Selection: chỉ in vùng được chọn.
Selected sheet: in các sheet đang làm việc.
Entire Wookbook: in toàn bộ Wookbook.
Copies: số lượng bn in.
Print to file: được chọn nếu muốn văn bn ra file.
Nút Preview: dùng để xem tổng quát bảng tính trước khi in chính thức ra giấy in.
Sau khi đã chọn xong các thông số in kích chuột tại nút OK hoặc nhấn Enter để bắt đầu công việc in.
Câu hỏi và bài tập
Thực hành lại tất cả các thao tác chuẩn bị in ấn trong bài và xem kết quả ở chế độ Print Preview.
Mở file BD10A.xls, mở sheet cài đặt cỡ giấy in là A4, font chữ chính trong bảng là Times New Roman và cỡ chữ nhỏ nhất là 12. Xem kết quả ở chế độ Print Preview. Nếu dữ liệu nằm trên hai trang giấy, hãy đặt lại chế độ in sao cho chúng nằm khít trên một trang in.
Làm tương tự với file BD10B.xls.
Hãy đặt chế độ in sao cho sau khi in ra, cácơ bảng điểm của lớp 10A và 10B đều có tên sheet và ngày tháng in nằm ở góc trái phần tiêu đề trên, dòng chữ “Trường PTTH ABC” nằm ở góc phải tiêu đề trên và số trang nằm ở giữa phần tiêu đề dưới theo mẫu sau:
Ôn tập
Một số thao tác cơ bản với file dữ liệu
Khởi động Excel: Start/Programs/Microsoft Excel
Thoát khỏi Excel: File/Exit hoặc Alt+F4.
Mở file mới: File/New.
Ghi file vào đĩa: File/Save
Ghi file hiện thời và đĩa với tên khác: File/Save As
Gọi file cũ: File/Open
Nhập, sửa, xóa dữ liệu
Nhập hằng.
Chọn ô trống.
Gõ dữ liệu.
Nhấn Enter.
Nhập công thức.
Chọn ô trống.
Gõ dấu bằng (=).
Gõ biểu thức.
Nhấn Enter.
Sửa toàn bộ dữ liệu.
Chọn ô cần sửa.
Gõ dữ liệu mới.
Nhấn Enter.
Sửa một phần dữ liệu.
Chọn ô cần sửa.
Nhấn F2 hoặc kích chuột lên dòng nhập dữ liệu.
Chuyển con trỏ text tới vị trí cần sửa, xóa bớt hoặc chèn thêm dữ liệu.
Nhấn Enter.
Xóa dữ liệu.
Chọn ô cần xóa dữ liệu.
Nhấn phím Delete.
3.	Các thao tác với hàng, cột, ô
Chọn hàng, cột, ô
Kích chuột vào tiêu đề hàng nếu chọn c hàng, vào tiêu đề cột nếu chọn c cột, vào ô nếu chọn ô.
Chọn các hàng, cột, ô liền nhau: chọn phần tử đầu khối, giữ Shift và kích chuột vào phần tử đối diện ở cuối khối.
Chọn các hàng, cột, ô rời rạc: chọn một phần tử, giữ Ctrl và kích chọn các phần tử còn lại.
Chèn thêm hàng, cột, ô
Chọn số hàng, cột, ô cần chèn.
Kích nút phải chuột, chọn Insert, hoặc dùng Insert/Rows (hoặc Columns hoặc Cells).
Huỷ hàng, cột, ô
Chọn số hàng, cột, ô cần huỷ.
Kích nút phải chuột, chọn Delete, hoặc dùng Edit/Delete.
Thay đổi độ rộng cột
Chọn các cột cần điều chỉnh độ rộng.
Đặt trỏ chuột ở mép phải vùng tiêu đề và rê chuột hoặc dùng thực đơn Format/Column/Width.
Thay đổi độ cao hàng
Chọn các hàng cần điều chỉnh độ cao.
Đặt trỏ chuột ở mép dưới vùng tiêu đề và rê chuột hoặc dùng thực đơn Format/Row/Height.
4.	Các thao tác với một bảng tính
Kích hoạt bảng tính
Kích chuột vào tên sheet trên danh sách các sheet.
Dùng các nút chuyển .
Kích nút phải tại vùng các nút chuyển và kích vào tên sheet cần thiết.
Các thao tác với sheet
Chọn sheet.
Kích nút phải chuột vào tên sheet và chọn các lệnh sau:
Rename: đổi tên bảng tính.
Insert: chèn thêm bảng tính.
Delete: xóa bảng tính.
Move or copy: di chuyển hoặc sao chép bảng tính.
5.	Một số hàm thông dụng
Các hàm thống kê
Average(number1,number2): tính giá trị trung bình của các số.
Max(number1,number2): tính giá trị lớn nhất của các số.
Min(number1,number2): tính giá trị nhỏ nhất của các số.
Sum(number1,number2): tính tổng các số.
Count(number1,number2): đếm các ô chứa số.
Rank(number, ref, order): trả lại số thứ tự trong danh sách số.
Các hàm đổi kiểu
Text(value, format_text): đổi các giá trị số thành text.
Value(text): chuyển các text đại diện cho các giá trị số thành số.
Các hàm ký tự
Left(text, num_chars): trả lại một số ký tự được chỉ định từ bên trái chuỗi ký tự.
Right(text, num_chars): trả lại một số ký tự được chỉ định từ bên phải chuỗi ký tự.
Mid(text, start_num, num_chars): trả lại một số ký tự từ một vị trí xác định.
Upper(text): chuyển text thành chữ hoa.
Lower(text): chuyển text thành chữ thường.
Proper(text): chuyển chữ cái đầu từ và các ký tự ngay sau ký tự đặc biệt thành chữ hoa.
Trim(text): xóa bỏ tất cả các ký tự trống thừa.
Các hàm toán học
SQRT(number): hàm căn bậc hai.
ABS(number): lấy giá trị tuyệt đối.
ROUNT(number,num_digits): làm tròn số.
Các hàm logic
If(logical_test, value_if_true, value_if_false): hàm trả lại giá trị đúng nếu biểu thức logic nhận giá trị TRUE và ngược lại.
And(logical1, logical2): hàm nhận giá trị TRUE nếu tất cả các đối số nhận giá trị TRUE.
Or(logical1, logical2): hàm nhận giá trị FALSE nếu tất cả các đối số nhận giá trị FALSE.
Cách sử dụng hộp Function
Insert/Function.
6.	Sao chép và di chuyển dữ liệu
Sao chép dữ liệu
Dùng nút trái chuột: chọn dữ liệu gốc, giữ Ctrl và rê chuột tới đích.
Dùng nút phải chuột: chọn dữ liệu gốc. Dùng nút phải chuột rê tới đích và chọn một trong các lựa chọn sau trong thực đơn ngắn: Copy here - dán kết quả sao chép tại đây, Copy as Value Only - chỉ sao chép giá trị của dữ liệu gốc, Copy as Format Only - chỉ sao chép định dạng của dữ liệu gốc, Link here - liên kết với các ô chứa dữ liệu gốc, Shift Down and Copy - chèn vào các ô chứa dữ liệu ở vùng đích và đẩy chúng xuống dưới, Shift Right and Copy - chèn vào các ô chứa dữ liệu ở vùng đích và đẩy chúng sang phải, Cancel - huỷ việc sao chép.
Dùng bộ đệm:
Chọn dữ liệu gốc.
Edit/Copy.
Chọn một ô vùng đích.
Edit/Paste hoặc Edit/Paste Special.
Di chuyển dữ liệu
Dùng nút trái chuột: chọn dữ liệu gốc, rê chuột tới đích.
Dùng nút phải chuột: chọn dữ liệu gốc. Dùng nút phải chuột rê tới đích và chọn một trong các lựa chọn sau: Move here - dán kết quả di chuyển tại đây, Shift Down and Move: chèn vào các ô chứa dữ liệu ở vùng đích và đẩy chúng xuống dưới, Shift Right and Move: chèn vào các ô chứa dữ liệu ở vùng đích và đẩy chúng sang phải, Cancel - huỷ việc di chuyển.
Dùng bộ đệm
Chọn dữ liệu gốc.
Edit/Cut.
Chọn một ô vùng đích.
Edit/Paste.
7.	Định dạng cho dữ liệu và in ấn
Định dạng cho dữ liệu: Format / Cells.
Cài đặt trang giấy in: Format / Page Setup.
Xem trước khi in: File / PrintPreview.
In: File / Print.
Câu hỏi và bài tập
Hãy phân biệt sự khác nhau giữa việc xóa một file, xóa một bảng tính và xóa dữ liệu.
Hãy phân biệt sự khác nhau giữa việc đặt tên file và đặt tên cho bảng tính.
Mở file BD10A.xls, sao chép bảng tính HK1-10A và đổi tên bản sao thành HK2-10A. Hãy tự vào điểm học kỳ 2 cho các bạn lớp 10A, trong đó số điểm hệ số 1 của các bạn không giống nhau. Chẳng hạn như, bạn thứ nhất chỉ có một điểm hệ số 1, bạn thứ 4 lại có 3 điểm hệ số 1 Sau đó tính cột điểm trung bình cho các bạn chỉ bằng một công thức và hoàn thành nốt các cột còn lại. Trình bày bảng điểm cho đẹp và in ra giấy hoặc xem ở chế độ PrintPreview.